quarta-feira, 14 de maio de 2014

Dicas para organizar arquivos digitais



Estudar o ambiente que quer organizar é fundamental.
Faça também estudos de casos. Entreviste. Observe.
Busque uma boa metodologia para a realização do serviço.
Mantenha padronização para a organização. Seja objetivo.
Envolva o cliente no processo de organização.

  
  • Estipule o local onde devem ficar os documentos digitais no computador (disco C, disco D).
  • Dentro deste local crie uma Pasta Principal com o nome da Empresa ou Seu Nome e assegure que ali ficará o seu o seu acervo digital (pastas e subpastas).
  • Busque de acordo com a sua demanda criar uma pasta para cada projeto, cliente, atividade;
  • Tente determine um número limite para subpastas para que o acervo não fique demasiadamente extensivo.
  • Padronize a forma de nomear as pastas e arquivos, por exemplo: contato (1), contato_clientes (1.1), contato_fornecedor (1.2), contato_empresa_sede (1.3).  
  • Normalize a forma de organização estabelecida, para possibilitar consultas e facilitar o acesso aos dados do computador a pessoas autorizadas.
  • Seja objetivo e conciso na hora de nomear as pastas e seus respectivos arquivos digitais;
  • O Acervo Digital deve refletir a realidade da empresa, seus objetivos, metas e missões. Por isso deve-se aplicar metodologia para identificar necessidades e alinhar a organização dos documentos e informações.
  • O Acervo Digital deve ser criado de modo a atender a todos dentro da empresa no momento de uma necessidade de informação, por isso ele deve refletir a realidade da empresa, e não se prender a especificidades de um ou outro funcionário.
  • Mantenha a área de trabalho sempre limpa. Com ícones mínimos e relevantes.
  • Realize cópias de segurança de seus dados do computador. Os backups dos arquivos podem ser feitos em discos externos, serviços online, pen drives, CDs, ou DVDs. As cópias devem ficar armazenadas em local segura, servindo como um plano “b” no momento de uma necessidade ou emergência. 
O trabalho de gestão e organização de informação tende a ser amplo e específico para cada realidade, não existe uma receita pronta. As dicas acimas são apontamentos que visam auxiliar o plano de trabalho para organização de arquivos digitais.


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Lucineia Silva 
CLIQUE Documental 
Contagem/MG, 14/05/2014