sexta-feira, 20 de janeiro de 2017

Organização de arquivos digitais nas PMEs

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Olá pessoal, tudo bem?


Hoje a dica é para organização de arquivos digitais de pequenas e médias empresas (PMEs). Tentei simplificar ao máximo as etapas e ser bem objetiva.

Organizar documentos e informações é vital para melhoria da nossa qualidade de vida, pois economizamos tempo na hora de recuperar a informação deseja, maximizamos espaço destinado a guarda documental e, claro, ganhamos dinheiro, poque tempo é dinheiro. 

Para organizar seus arquivos eletrônicos, inicialmente, faço um levantamento de todas as informações. 

Após a identificação das informações chaves, na forma de termos simples e objetivos, você deve criar uma estrutura hierárquica, de modo a agrupar as informações conforme sua função e tipologia. Busque mantar um numero pequeno de pastas principais, para isso crie subpastas. 

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Ex.: Financeiro, Marketing, Comunicação, Departamento Pessoal, Vendas, Audio, Imagem. Vídeos, Jogos, Projetos.

Sua estrutura por ser categorizada por departamentos e setores também. A forma de organização de uma empresa para outra varia muito, todavia, é de suma importância que a categorização e organização esteja vinculada ao objetivo da empresa. 

Após identificar as categorias principais de sua pequena e média empresa, crie as subpastas e as agrupe nas pastas principais. 

Aproveita a oportunidade e faça uma faxina na sua máquina. Tire todas as informações desnecessárias e reorganize tudo que é importante, assim diante de uma necessidade de informação fica fácil encontrar o que procura.

Para eliminar dados ligados à vida da empresa, consulte a tabela de temporalidade. Ela é o instrumento básico para o arquivamento. Caso sua empresa não tenha uma, sugiro que a mesma seja elaborada o quanto antes. No site do Conarq você encontra informações de como elaborar a sua tabela de temporalidade


Após tudo organizado, avalie constantemente o trabalho executado. Você irá perceber necessidade de ajustes na sua organização inicial. Isso é super normal. Se você manter a padronização das sua pastas e subpastas e fizer os aperfeiçoamentos necessárias, irá perceber dia a dia a melhoria contínua na gestão do seu negócio!


Em breve volto com mais dicas e informações.


Abraço

Lucineia Silva
CLIQUE Documental 
 Contagem/MG